Creamos una tabla de bases de datos

LUNES 13 - 05 - 2013 / Tasca 1 bbdd.

1- Creación de una base de datos. 
Para ello abrimos el OpenOffice y elegimos Base de datos. 

Cuando entramos en la bbdd se abre la ventana "Asistente para la base de datos" donde nos da a escoger entre crear una base de datos, abrir una base de datos existente o conectar con una base de datos existente. Lo que vamos a hacer es crear la bbdd, pero una vez esté creada y queramos volver a entrar a la bbdd tendremos que marcar la segunda opción y escoger nuestra bbdd.

Si hemos escogido la opción de creación nos aparecerá una ventana en la que por un lado, tenemos que escoger entre registrarnos o no a la bbdd, y por otro, entre abrir o no la bbdd para editarla y crear tablas usando el asistente.

Tenemos que registrar nuestra bbdd si queremos que los datos que guardamos sean localizables desde otras aplicaciones de bbdd; por ejemplo si en un documento de texto quiero mostrar una tabla con datos guardados en mi bbdd tengo que registrarla antes.
La opción "Abrir la base de datos para editar" es obligatoria tenerla marcada porque sino después de crear la bbdd se cerrará la bbdd. Por último la opción "Crear tablas haciendo servir el asistente para tablas" se ha de marcar si queremos que el asistente de bbdd nos ayude a crear nuestra 1ª tabla cuando acabe la creación de la bbdd. Esta opción la dejamos desmarcada porque hasta más adelante no veremos que es una tabla y como crearlas, además crear tablas haciendo servir el asistente limita mucho las posibilidades de creación de tablas.
Tenemos que escoger el directorio donde guardaremos nuestra bbdd y el nombre de la misma. La bbdd se llamará Contactos y la guardaremos en la carpeta Bases de datos de nuestro Pendrive.

2- Entorno de OpenOffice Base.
Una vez tenemos creada nuestra bbdd o hemos abierto una existente, nos aparece el entorno de trabajo de bbdd que se divide en 4 zonas:

•  A la izquierda tenemos para elegir el tipo de objeto de la bbdd con el que queremos trabajar que son: tablas, consultas, formularios e informes.

• En el centro están las tascas  que podemos utilizar con el tipo de objeto seleccionado. Si el objeto seleccionado son las tablas, las tascas a realizar son las relacionadas con este tipo de objeto.

• En la zona inferior tienen que aparecer los objetos creados del tipo seleccionado, que todavía está en blanco porque no tenemos creada ninguna tabla.

• En la zona superior están los diferentes menús de opciones junto con los iconos más importantes de acceso directo.

3- Menús de OpenOffice Base.
Las opciones más importantes de cada menú:

• Menú archivo, es similar a menús de este tipo de cualquier otra aplicación ofimática con opciones conocidas como crear nuevo archivo, guardar, guardar como, etc.
• Menú editar, donde encontramos opciones comunes a estos tipos de menú como copiar, pegar, pegar objetos o cambiar el nombre del objeto entre otros.
• Menú Ver, destaca la opción de elegir que tipo de objeto queremos ver y la posibilidad de que se muestre una vista previa del contenido del objeto que tenemos seleccionado.
• Menú insertar, donde aparecen las tascas de creación de los diferentes objetos en la forma más utilizada.
• Menú Herramientas, destaca la opción "Relaciones" que sirve para crear relaciones entre tablas y "Opciones" que se utiliza para configurar la suite OpenOffice completa.
• Menú ventana, permite moverse entre los diferentes documentos que tengamos abiertos en BBDD.

• Menú Ayuda, nos aparecen las diferentes opciones de ayuda de las BBDD, que contiene una ayuda bastante extensa de todas las herramientas de BBDD clasificada por contenidos y buscando por el índice de contenidos o en función de una palabra clave.

4- ¿Que es una tabla?
Una bbdd es una colección de datos relacionados entre sí. Cada colección de datos relacionados se almacena en una bbdd en forma de tabla, en las que se guardan información sobre un grupo de cosas con las mismas características.
En una bbdd se puede tener una tabla con la información de contacto de amigos, por ejemplo nombre, apellidos, teléfono, dirección, email,etc., pero nunca se pueden guardar cosas de propiedades diferentes en una misma tabla, porque la información es diferente.

5- Creación de tablas.
Para crear la primera tabla, nos ponemos en el menú de tablas y, dentro de las tareas, pulsamos sobre crear tabla en vista diseño...

A continuación aparece una pantalla para definir las columnas que tendrá la tabla. Por cada columna de nuestra futura tabla podemos indicar el nombre, el tipo de datos y una breve descripción sobre lo que almacenará esta columna.

Empezamos a definir la primera columna: nos situamos en la primera fila y en la columna Nombre del Campo escribimos Id_contacto.

Para escoger el Tipo de campo, podemos hacerlo de 3 maneras: pulsando la tecla Intro, pulsando la tecla Tabulación o haciendo clic con el botón izquierdo sobre la misma columna. Al ponernos sobre la columna veremos que, por defecto nos indica Texto [VARCHAR] como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de campo, hacemos clic con el botón izquierdo del ratón sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y escoger otro tipo.
Para este campo escogemos un tipo numérico llamado Enter [INTEGER].

 En la columna de descripción es aconsejable introducir un comentario sobre el campo que se acaba de insertar. Valor automático: SI, de esta manera los valores se incrementarán de forma automática.

Este primer campo es el que identificará cada uno de los contactos que introduciremos en la bbdd y nos servirá para distinguir un contacto de otro inequivocamente. Es imprescindible tener en la mayoría de tablas de una bbdd un campo con un valor único para diferenciar una fila de otra. En este caso si ponemos el NIF como Clave primaria, ninguno de ellos tendrá el mismo valor en este campo. Pero si ponemos el campo Nombre, se podría repetir.
La clave primaria define un campo de tipo numérico y tiene que cumplir dos condiciones: La primera, es que este campo siempre tiene que tener un valor para cada fila de tabla y, la segunda, que este valor no puede repetirse en ninguna fila. Cuando un campo cumple estas dos propiedades se le llama Clave Primaria y toda tabla tiene que tener una.
Para indicar que queremos que el campo Id_Contactos sea nuestra Clave Primaria tenemos que seguir los siguientes pasos:
Nos situamos en la parte izquierda del campo, pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Clave Primaria y quedará así:

Una vez insertado este primer campo, tendremos que insertar el resto de los campos:

Cuando hemos creado todos los campos con sus propiedades, guardamos la tabla pulsando sobre el icono en forma de disquet en la parte superior izquierda. Aparece una ventana que nos pide introducir el nombre de la tabla, que será con el con el nombre Contactos y clicamos a De acuerdo. Si hemos seguido los pasos correctamente nuestra tabla Contactos quedará de esta manera:

6- Edición de datos.
Una vez tenemos creado nuestra Tabla Contactos, tenemos que aprender a editar filas de datos a través de la Hoja de datos.

a) Inserción de datos. Para insertar datos por medio de la Hoja de datos tenemos que situarnos en la pantalla principal de la BBDD en el apartado Tablas y hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre la Tabla Contactos. Podemos ver las columnas que hemos definido y ninguna fila insertada. En la columna Trabaja sale un cuadrito. Este cuadrito nos indica que es un Campo del tipo SI/NO, aún no hay ninguna opción escogida. Al principio de la fila se ve una estrella amarilla que señala el sitio donde está la nueva fila para insertar el primer contacto. La columna Id_Contacto es un campo automático, por lo tanto no hay que introducir ningún dato, se van introduciendo de manera automática.
Después de insertar los datos los guardamos haciendo Archivo / Guarda el registro actual. Y así es como queda nuestra Tabla de contactos. Se pueden ir añadiendo más contactos para después ordenar y filtrar los datos.

b) Navegación, ordenación y filtrado de datos. En la parte inferior de la ventana se ve la Barra de navegación entre registros. Esta barra nos muestra la fila en la que estamos sobre el total de filas que tenemos, para ir a la primera fila, a la anterior, a la siguiente, a la última o crear una nueva.

En las opciones de ordenación tenemos 3 posibilidades:
- Especificar los criterios de clasificación para ver los datos.
- Ordenar de forma ascendente en función de la columna escogida.
- Ordenar de forma descendente en función de la columna escogida.
La opción de especificar los criterios de clasificación, si queremos ordenar nuestras filas en primer lugar en fi¡unción de la columna Relación de forma ascendente; como tenemos todos los valores repetidos, queremos que se aplique el orden alfabético de los Nombres y en caso de que hayan Nombres repetidos, que se ordenen por Fecha de nacimiento de más joven a más mayor. Para ello clicamos al icono Ordena y se abre esta ventana:

 Aquí se ve como los Nombres aparecen ordenados alfabéticamente y en orden descendente en función de la Fecha de nacimiento.

Si queremos volver a dejarlo como estaba, escogemos ordenar por la Id_Contacto y en el resto no ponemos nada.

Las opciones de filtrar datos nos permiten escoger de forma simple que datos queremos que se muestren. Las 4 opciones, por el orden en que aparecen los botones son:
Filtrado automático: Si nos ponemos en el Campo Lugar de nacimiento, seleccionamos Barcelona y pulsamos en filtro automático solo veremos las filas de los nacidos en Barcelona.

 

Para volver a tener todos los datos pulsamos al icono Usar filtro y volveremos a tener todos los datos. O también Eliminar filtro y se mostrarán todas las filas.

Usar o no el filtro. Conmuta entre las vistas con y sin filtro.
Filtro predeterminado. Permite establecer opciones de filtro de forma parecida a las establecidas con los criterios de ordenación.
Eliminar filtro. De manera que se muestren todas las filas.
Vamos a establecer diferentes criterios de filtrado para que se muestren las personas nacidas en Barcelona y nacidas entre 1960 y 1970.

c) Modificación y eliminación de datos. Los datos de una bbdd normalmente no son estáticos, sino que pueden tener modificaciones o incluso desaparecer por diferentes motivos.Para modificar el valor de algún campo de alguna fila, nos colocamos con el cursor en el valor a cambiar y volvemos a escribir. En los casos de los Campos SI/NO, los marcamos o desmarcamos. Para borrar una fila entera, nos situamos al inicio de la fila y seleccionamos Eliminar fila con el botón derecho del ratón.